A dicembre 2021 sono stati pubblicate due legislazioni in Portogallo direttamente applicabili a tutte le aziende portoghesi con più di 50 dipendenti, le quali stabiliscono determinate obbligazioni al fine di mettere in atto determinati procedimenti volti a sanzionare gli atti di corruzione e le infrazioni correlate, e deve comprendere perlomeno:
- la creazione di un piano di prevenzione dei rischi di corruzione e delle infrazioni connesse (PPR);
- un codice di condotta
- un programma di formazione
- un canale di denuncia (whistleblowing)
In particolare, per quanto riguarda i CANALI DI SEGNALAZIONE, è stata creata una legislazione autonoma al fine di proteggere la figura del denunciante da conseguenze o ritorsioni:
Le aziende sono quindi obbligate a implementare un canale interno di whistleblowing allo scopo di facilitare segnalazioni di reati che possono rientrare nel concetto di corruzione e reati correlati.
I canali interni di whistleblowing devono garantire sicurezza (riservatezza e/o anonimato, integrità e conservazione della denuncia, dell’identità del denunciante e dei terzi denunciati) e sono gestiti internamente da persone o servizi designati a questo scopo, allo scopo di:
- ricevere i reclami
- dare seguito ai reclami ricevuti.
CARATTERISTICHE DEL CANALE DEI RECLAMI
Il canale per presentazione dei reclami (whistleblowing) deve:
- Consentire l'invio sicuro e il follow-up dei reclami;
- Assicurare la completezza, l'integrità e la conservazione della denuncia;
- garantire la riservatezza dell'identità o l'anonimato degli informatori;
- garantire la riservatezza dell'identità di qualsiasi terza parte citata nella denuncia
- prevenire l'accesso di persone non autorizzate.
FORMA E AMMISSIBILITÀ DELLA DENUNCIA INTERNA TRAMITE WHISTLEBLOWING
- è possibile presentare reclami per iscritto e/o verbalmente;
- Le denunce possono essere presentate dai lavoratori, in modo anonimo o con l'identificazione del denunciante.
Se la denuncia verbale è ammissibile, deve rispettare determinati procedimenti previsti dalla legge.
SEGUITO DELLA DENUNCIA INTERNA
Una volta ricevuto il reclamo – inizia a decorrere per l’Azienda un termine per notificare il denunciante, al fine di prestargli alcune informazioni obbligatorie.
Parallelamente l'azienda deve intraprende azioni appropriate al fine di verificare internamente i fatti oggetto della denuncia.
Entro il termine di 3 mesi dal ricevimento del reclamo l’azienda deve effettuare le comunicazioni volte a rendere note le misure previste o già adottate a seguito del reclamo ricevuto.
RISERVATEZZA
La legislazione prevede che siano adottati da parte dell’Azienda determinati procedimenti al fine di salvaguardare l'identità del denunciante, così come qualsiasi informazione che direttamente o indirettamente riconduca alla sua identità, garantendo quindi la confidenzialità e l’accesso limitato e riservato ai dati unicamente alle persone incaricate.
- l'identità del whistleblower può essere rivelata solo ni casi previsti dalla legge
- l’eventuale divulgazione delle informazioni contenute nella denuncia è sempre preceduta da una comunicazione al whistleblower indicando i motivi di tale divulgazione (e sempre che non metta in pericolo eventuali indagini di autorità esterne)
CONSERVAZIONE DEI RECLAMI
- Le aziende devono tenere un registro dei reclami ricevuti e conservarlo per almeno 5 anni e comunque, a prescindere da questo periodo, devono essere mantenuti sempre che siano in corso dei procedimenti giudiziari o amministrativi sorti a seguito della denuncia.
- Nel caso di denunce verbali devono essere prese determine misure per la raccolta e registrazione (scritta o su supporti informatici o magnetici) delle denuncia, e dovendo essere adottati determinati procedimenti volti a garantire la loro veridicità e fedeltà.
MISURE DI PROTEZIONE DEL DENUNCIANTE
La legge di protezione del denunciate prevede l’applicazione automatica ed imperativa di determine misure volte a proteggere il denunciante da qualsiasi tipo di conseguenza o ritorsione.
Considerandosi nei termini di legge, atto di ritorsione un atto o un'omissione (così come le minacce e i tentativi) che, direttamente o indirettamente, in un contesto professionale e motivato da una denuncia interna o esterna o da una divulgazione pubblica, causa o può causare al denunciante, in modo ingiustificato, un danno materiale o non materiale.
I seguenti atti, se compiuti fino a due anni dopo la denuncia o la divulgazione pubblica, si presume siano motivati da una denuncia o divulgazione pubblica interna o esterna, fino a prova contraria:
a) Cambiamenti nelle condizioni di lavoro, come funzioni, orari, luogo di lavoro o retribuzione, mancata promozione del dipendente o violazione dei doveri lavorativi;
b) Sospensione di un contratto di lavoro;
c) Valutazione negativa delle prestazioni o referenze negative ai fini dell'impiego;
d) Mancata conversione di un contratto di lavoro a tempo determinato in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, quando il lavoratore aveva legittime aspettative di tale conversione;
e) Non rinnovo di un contratto di lavoro a tempo determinato;
f) Licenziamento;
g) Inclusione in una lista, basata su un accordo di settore, che può portare all'impossibilità per il denunciante di trovare lavoro nel settore o nell'industria in questione in futuro;
h) Risoluzione di un contratto di fornitura o di prestazione di servizi;
Qualsiasi sanzione disciplinare applicata al dipendente nei 2 anni seguenti alla denuncia si presume abusiva.
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